برنامه ريزي منابع سازماني (ERP)

 تاريخچه

در دهه 1960 تمركز سيستم هاي حوزه ساخت متوجه كنترل موجودي بود (Inventory Control) و اكثر نرم افزارهاي كاربردي اعم از اختصاصي يا بسته نرم افزاري بعضا“ با قابليت انطباق نسبي با نيازهاي مشتريان با ديدگاه سنتي به حل اين مساله مي پرداختند .

در  دهه 1970 ، مساله برنامه ريزي نيازهاي مواد (Material Requirement Planning) كانون توجه گرديد MRP موظف بود براساس برنامه زمانبندي كلان توليد محصولات ، نيازمنديهاي مواد خام و اقلام نيمه ساخته ، قطعات نهايي و زيرمجموعه ها را در مقاطع زماني معين محاسبه و تعيين كند.

در دهه 1980 ، مفهوم برنامه ريزي منابع براي حوزه ساخت (Manufacturing Resource Planning) به عنوان يكي از شاخه هاي مقوله MRP در سطح كارگاهها و نيز مديريت غيرمتمركز بسط و توسعه يافت و نهايتا“ به عنوان تئوري MRP II مدون گرديد .

در دهه 1990 ، MRP  II از حوزه ساخت به تدريج به ساير حوزه ها نظير مهندسي ، مالي و نيروي انساني گسترش يافت و به تدريج با واژه هاي ديگري از جمله MRP  III  به عنوان برنامه ريزي منابع مالي Money Resource Planning)) و سپس در نيمه دوم دهه 90 ، بعنوان برنامه ريزي منابع سازمان ERP  (Enterprise Resource Planning) در مقياس گسترده مطرح شد .

به موازات فرايند فوق در چند دهه گذشته از همان ابتدا بحث گزارش دهي به مديريت سازمان بطور طبيعي مطرح بود.  در ابتدا به لحاظ محوريت داشتن مساله كنترل موجودي ارائه گزارشات مديريتي مكانيزه عمدتا“ در اين زمينه و نيز عملكرد مالي در مقايسه با بودجه بود . در ادامه آن با طرح MRP ارائه گزارش نيازمنديها ،‌كمبودها و... جهت ارائه به مديريت نيز در دستور كار قرارگرفت و متعاقبا“ با طرح MRP II و توسعه سيستم هاي عملياتي و اطلاعاتي به ساير حوزه ها طبيعتا“ گزارش دهي به مديريت ابعاد فراگيرتري پيدا نمود .

آنچه تا اين مقطع تحت عنوان MIS وجود داشت چيزي جز گزارشدهي صرف در خصوص عملكرد و برخي مقايسات آن با برنامه ، به مديريت نبود ودر جريان تكوين MRP II تعريف جديدي از MIS كه كليت سيستم هاي عملياتي و اطلاعاتي را با نگرش عمدتا“ درون سازماني و به صورت 4 لايه مرتبط با يكديگر در نظر ميگيرد مطرح گرديد . (لايه سيستم هاي عملياتي  “ T.P.S “  ، لايه گزارش دهي به مديريت و سرپرستي “ M.R.S “  ، لايه پشتيباني تصميم گيري “ D.S.S “  و لايه اطلاع رساني مديريت عالي سازمان “EIS “ ) و براين اساس كليه مجموعه فوق كه گزارشدهي به مديريت صرفا“ جزئي از آن ميباشد به عنوان MIS تلقي گرديد.

مجموعه سيستم هايي كه MIS را متناسب با نيازهاي دهه 80 و اوايل دهه 90 پوشش داده و به عنوان محصول به بازار عرضه شدند عناوين مختلفي را به خود اختصاص ميدادند از Total system تا Integrated system ، Enterprise system و... ليكن وجه مشخصه همه آنها اين بود كه به دليل نگاه درون سازماني توان و ظرفيت انطباق پذيري سريع با تغييرات ناشي از عوامل برون سازماني را نداشتند و بحث روابط با مشتريان و جذب تكنولوژي روز نيز با كندي قابل توجهي در راهكارهاي ارائه شده به كار بسته مي شد و نهايتا“ به جاي اينكه رويكرد حركت از نياز مشتريان را داشته باشند ديدگاه انطباق حتي المقدور محصول با نيازهاي مشتري را تعقيب ميكردند .

در اين مرحله با ارتقاء راهكارها و محصولات مختلفي كه با مضمون MIS و عناوين مختلف به بازار عرضه شده بود به تدريج جهت گيري سازندگان متوجه اعمال تغييرات مشخص به منظور ساخت محصولي كه (عليرغم ويژگي آماده بودن هسته هاي اصلي آن) قابليت انطباق كامل با نيازهاي مشتري را داشته باشد و ضمنا“ در جريان پياده سازي امكان اصلاح روشهاي جاري مشتري رامتناسب با ظرفيتهاي نو فراهم سازد مطرح گرديد .

در ادامــه سير تكاملي توليد سيستم هاي مـوردنياز جهت رفــع نيازهاي انفورماتيكي سازمانــها محصول ERP بعنوان مجموعه امكانات سيستمي كه با اتكاء به آخرين دستاوردهاي فن آوري اطلاعات جهت تامين نيازهاي انفورماتيكي سازمان ها ، مؤسسات و شركتها جهت برنامه ريزي منابع و با نگرش توام درون و برون سازماني بوجود آمد .

ERP ، مجموعه فرآيندهاي عملياتي و جريان اطلاعاتي يكپارچه را جهت بهره برداري بهينه از منابع هر سازمان با نگرش اتكاء به تغييرات مداوم فراهم مي سازد .

محصول ERP نسبت به محصولات مشابه قبلي خود از ويژگيهاي زير برخوردار مي باشد :

-        پوشش دهي كامل نيازها

-        برخورداري از امكانات ويژه براي خدمات رساني به مشتريان

-        حذف كامل فواصل اطلاعاتي درون سازماني و ايجاد محيط شفاف اطلاعاتي

-        اتكاء به تكنولوژي روز و برخورداري از ظرفيت جذب دستاوردهاي جديد

-        برخورداري از ابزارهاي كمكي پيشرفته در امر تصميم گيري به لحاظ دسترسي به محيط شفاف اطلاعاتي .

تفاوت هاي محصولات مبتني بر رويكرد MIS با ERP

 1- در MIS مساله BPR (مهندسي مجدد فرايندها Business Process Reengineering )  در حالت ايده آل مقدم بر استقرار اجزاء متشكله MIS بوده است. در حاليكه در تفكر حاكم بر توليد محصول ERP حركت توأم در زمينه BPR و استقرار ERP  جهت پوشش دهي كليت نيازهاي سازمان اجتناب ناپذير است و به اين ترتيب با زمان و هزينه محدودتر سيستم ها و روشهاي يك سازمان در آن واحد و توأما“ بهبود مي يابند و ميزان كارايي و بهره وري سازمان حداكثر افزايش را خواهد يافت .

 2- در ERP تاكيد بسيار ويژه اي روي خدمات دهي به مشتريان وجود دارد و زاويه ديد متوجه انتظارات مشتري از سازمان است . بنابراين مجموعه سيستم هاي مربوط به حوزه مشتريان و تكنولوژي پشتيباني كننده آن متناسب با نيازهاي روز و چشم انداز آتي نزديك پيش بيني و ارائه ميشود .

3- MIS عمدتا“ رويكرد درون گرا نسبت به عمليات جاري و اطلاعات درون سازماني دارد و در ويرايش هاي جديد آن سعي شده است از طريق لايه اطلاع رساني مديريت عالي سازمان (EIS) اين ضعف جبران شود . درحاليكه ERP وجه برون سازماني و محيط مؤثر بر سازمان را نيز هم وزن درون سازمان مدنظر قرار ميدهد به همين خاطر نسبت به سيستم هاي پوشش دهنده عملياتي كه تا ديروز ذاتي درون سازمان بودند و امروز برون سازماني محسوب ميشوند انعطاف پذيري بسيار بالايي وجود دارد .

4- در MIS  هدف انطباق نسبي با نيازها تا جائي كه تغيير بنيادي در محصول را طلب نكند ميباشد در حاليكه در ERP خواستگاه ، نيازهاي مشتري است ومحصول ERP موظف به انطباق كامل با آنها ، بدون توجه به تغييرات اصلي و جانبي كه ممكن است در محصول ضرورتا“ اعمال شود مي باشد .

5- در MIS ، رويه هاي اجرايي ، دروني سيستم ها يا اصطلاحا“ Built-in بوده و غيرقابل تفكيك است در حاليكه در ERP رويه ها در دو بخش ديده شده اند . رويه هايي كه درون سيستمي هستند و رويه هايي كه گردش اطلاعات بين سيستم هاي متشكله ERP را در برمي گيرند و يا اصطلاحا“ فرآيند گردش عمليات سازمان را شامل ميشوند و ميتوانند توسط استفاده كننده بدون اعمال تغيير در برنامه هاي سيستم ها هربار تعريف و بازنگري شوند .